व्यावसायिक पत्राचार लिखने के 5 कारण

एक प्रभावी व्यावसायिक संगठन क्या है? इसका उत्तर काफी व्यापक और विविध है। लेकिन व्यवसाय संचालन का एक पहलू है जिसे अक्सर उपेक्षित किया जाता है। यह व्यवसाय लेखन है।

एक कंपनी के दैनिक संचालन में प्रभावी व्यावसायिक संचार महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, यह तय कर सकता है कि कंपनी पैसा कमाती है या खोती है। इसके अलावा, यह व्यक्ति से लेकर कॉर्पोरेट नेताओं तक विभिन्न स्तरों पर व्यावसायिक संगठन को प्रभावित करता है।

1. जानकारी देने के लिए

किसी संगठन में व्यावसायिक लेखन की आवश्यक भूमिका सूचनाओं को साझा करना है। चाहे वह नवीनतम बिक्री आँकड़े हों या बिक्री प्रक्षेपण, एक व्यवसाय योजना, एक विपणन प्रस्ताव, डेटा का उचित संचार आवश्यक है। एक व्यावसायिक संगठन की सफलता उस सूचना की गुणवत्ता पर निर्भर करती है जो उसके लोगों तक पहुँचती है।

2. किसी कार्रवाई को सही ठहराने के लिए

लोगों के संवाद करने का एक अन्य कारण किसी कार्रवाई को सही ठहराना या उसकी व्याख्या करना है। इसका एक उदाहरण एक घटना रिपोर्ट लिख रहा है। वह व्यक्ति बताता है कि क्या हुआ ताकि कंपनी किसी घटना को बेहतर ढंग से समझ सके। औचित्य और स्पष्टीकरण के लिए आवश्यक है कि लेखक अपने विचार को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करने के लिए अधिक से अधिक विवरण दें।

3. कार्रवाई को प्रभावित करने के लिए

व्यावसायिक लेखन अक्सर अन्य लोगों को प्रभावित करने का एक तरीका है। इसका एक अच्छा उदाहरण एक व्यावसायिक प्रस्ताव, एक विपणन योजना या एक परियोजना प्रस्ताव प्रस्तुत करना है। प्रासंगिक जानकारी का विवरण देकर, लेखक निर्णय को प्रभावित करने का प्रयास करता है। दूसरों को प्रभावित करना प्रभावी व्यावसायिक संचार की पहचान है।

4. अच्छी या बुरी खबर देने के लिए

कार्यस्थल एक गतिशील स्थान है। यह कर्मचारियों को दैनिक आधार पर अच्छी और बुरी दोनों खबरें प्रदान करता है। उचित व्यावसायिक संचार के माध्यम से, झटका को नरम करने के लिए बुरी खबर ठीक से लिखी जाती है। उसी तरह, केवल ज़ोर देने के लिए खुशखबरी को हाइलाइट किया जाता है। यह वेतन वृद्धि से लेकर कंपनी की उपलब्धियों को साझा करने तक हो सकता है। दूसरी ओर, यह निलंबन, या यहां तक ​​कि छंटनी जैसी गंभीर वास्तविकताओं की पेशकश कर सकता है।

5. कार्रवाई निर्देशित करने के लिए

अंत में, प्रभावी व्यावसायिक लेखन का उद्देश्य पाठक को सही कार्यों के लिए निर्देशित करना है। कई कंपनी दस्तावेज जैसे एसओपी मैनुअल, कर्मचारी हैंडबुक, तकनीकी निर्देश मैनुअल और इसी तरह की स्पष्ट जानकारी प्रदान करते हैं। कर्मचारी की कार्रवाई को निर्देशित करने के लिए कॉर्पोरेट पत्राचार के लिए, यह स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए। दुर्भाग्य से, संचार में कई विफलताओं का परिणाम अस्पष्ट और परस्पर विरोधी बयानों के कारण होता है।

कॉर्पोरेट पत्राचार के इन 5 कारणों को ध्यान में रखते हुए, एक लेखक व्यावसायिक संचार को प्रभावी ढंग से लिख सकता है। इसके अलावा, उचित लेखन शैली एक स्पष्ट और प्रभावी व्यावसायिक लेखन उद्देश्य से उत्पन्न होती है।

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