5 चीजें जो आपको बिजनेस फोन सिस्टम के बारे में जानने की जरूरत है और क्या देखना है?

इससे पहले कि आप सर्वोत्तम व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम पर शोध करने का कार्य करें, यहाँ कुछ सामान्य बातें दी गई हैं जिन्हें आपको अपनी व्यावसायिक संचार आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम निर्णय लेने में मदद करने के लिए जानना आवश्यक है।

1. परिसर आधारित PBX बनाम होस्टेड PBX

अधिकांश भाग के लिए, दो प्रकार के PBX ​​व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम हैं: Premise और Hosted. एक आधार-आधारित व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम के लिए आपके कार्यालय के भीतर भद्दे उपकरण संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है और आमतौर पर इसे बड़े उद्यमों में देखा जाता है। छोटे व्यापार मालिकों को निर्बाध विस्तार और लागत दक्षता के लिए होस्टेड बिजनेस फोन सिस्टम का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है।

2. महंगा उपकरण हमेशा जरूरी नहीं होता है

एक तरह से आपके पीबीएक्स बिजनेस फोन सिस्टम आपको पैसे बचाते हैं, आपको हार्डवेयर पर महंगी खरीदारी करने की आवश्यकता नहीं है। BYOD (अपनी खुद की डिवाइस लाओ) के साथ, आप अपने मोबाइल फोन का उपयोग कर सकते हैं या बिना किसी समस्या के अपने मौजूदा हार्डवेयर का उपयोग कर सकते हैं। वायरिंग और केबलिंग भी आवश्यक नहीं है क्योंकि होस्टेड पीबीएक्स बिजनेस फोन सिस्टम आपके इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करके संचालित होते हैं।

3. यह उत्पादकता बढ़ा सकता है और ग्राहकों को बनाए रखने में मदद कर सकता है

आपको एक संदेश को दरारों से खिसकने देने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। कई व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम में कॉल निरंतरता और ईमेल पर वॉइसमेल जैसी सुविधाएं मौजूद होती हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आप हमेशा अपने संदेशों के शीर्ष पर बने रहें। ऑटो अटेंडेंट जैसी क्लाउड रिसेप्शनिस्ट सुविधाएं भी उपलब्ध हैं ताकि आप समग्र रूप से बेहतर ग्राहक अनुभव प्रदान कर सकें और अपने खरीदारों को संतुष्ट रख सकें।

4. कार्यक्षेत्र के लचीलेपन को बढ़ावा देता है

आधुनिक प्रणालियाँ उपयोगकर्ताओं को कहीं से भी काम करने की स्वतंत्रता प्रदान करती हैं। इन दिनों, आपको व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम रखने के लिए किसी कार्यालय की आवश्यकता नहीं है; आपको केवल एक विश्वसनीय इंटरनेट कनेक्शन और बिजली की आवश्यकता है (जब तक कि आप वर्चुअल पीबीएक्स का उपयोग नहीं कर रहे हैं और सीधे अपने सेल फोन से काम कर रहे हैं)। अपनी टीम का विस्तार करना और एक्सटेंशन जोड़ना आसान है, साथ ही एक आसान प्लग एंड प्ले समाधान के साथ एक स्थान से दूसरे स्थान पर जाना भी आसान है।

जब आप व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम की खोज करते हैं, तो आप उन प्रदाताओं से मिलेंगे जो दशकों से मौजूद हैं और कुछ जो पिछले कुछ वर्षों में अंकुरित हुए हैं। यद्यपि हम अनुभव की प्रशंसा करते हैं, यह हमेशा सर्वोत्तम नहीं हो सकता है कि केवल उनके शेल्फ जीवन पर एक प्रदाता का चयन किया जाए। एक प्रदाता के साथ जाएं जो व्यावसायिक समाधानों पर अपने प्रयासों को केंद्रित करता है (कुछ प्रदाता मध्यम आकार और छोटे व्यवसायों को अपना मुख्य ध्यान केंद्रित करने के लिए जाते हैं) यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी व्यावसायिक संचार आवश्यकताओं को पूरा किया जा रहा है। उनकी सेवाओं की जाँच करें और तय करें कि उनके पास आपके व्यवसाय की आवश्यकता है या नहीं।

5. सभी व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम समान नहीं बनाए गए हैं

कैसे एक पीबीएक्स फोन सिस्टम आपके व्यवसाय को लाभ पहुंचा सकता है

शब्दजाल और भारी तकनीकी साहित्य से मूर्ख मत बनो जो आपको पीबीएक्स सिस्टम पर मिल सकता है। आम धारणा के विपरीत, आपको पीबीएक्स सिस्टम को संचालित करने का तरीका सीखने के लिए तकनीक-प्रेमी होने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप किसी प्रदाता से हार्डवेयर खरीद रहे हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आपको एक पूर्व-कॉन्फ़िगर किया गया फ़ोन प्राप्त होगा जो आते ही उपयोग के लिए तैयार है। यह केवल डिवाइस को प्लग इन करना और बमुश्किल किसी भी सेट अप के साथ कॉल करना शुरू करना संभव बनाता है। होस्टेड पीबीएक्स सिस्टम के साथ केबलिंग और वायरिंग आवश्यक नहीं है, इसलिए इंस्टॉलेशन शुल्क और डाउनटाइम कुछ ऐसा नहीं है जिसके बारे में आपको चिंता करनी होगी।

इन सभी लाभों से एक चीज प्राप्त होती है: अधिक बचत। लागत या महंगे हार्डवेयर सेट किए बिना, आप अपने द्वारा बचाए जा रहे समय और धन का उपयोग कर सकते हैं और इसे अपने व्यवसाय में वापस निवेश कर सकते हैं। और भी अधिक बचत के लिए, आप एक वर्चुअल PBX फ़ोन सिस्टम चुन सकते हैं जो आपको अपने व्यवसाय फ़ोन नंबर का उपयोग करके अपने मोबाइल फ़ोन से अपना व्यवसाय चलाने की अनुमति देता है। यह सादगी और व्यावसायिकता है जो कई उद्यमी एक प्रमुख पीबीएक्स फोन सिस्टम प्रदाता की लागत के बिना देखते हैं।

लघु व्यवसाय फोन सिस्टम की विशेषताएं देखने के लिए

यदि आप किसी ऐसी सीमा की तलाश कर रहे हैं जो PBX व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम लाती है, तो यह होगा कि वे कार्य करने के लिए इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भर हैं। जब तक आप एक विश्वसनीय इंटरनेट प्रदाता का उपयोग कर रहे हैं तब तक आपका सिस्टम चालू और चालू रहेगा; हालाँकि, कई PBX व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम आपके कॉल को आपके स्मार्टफ़ोन जैसे किसी बाहरी डिवाइस पर अग्रेषित करने की क्षमता प्रदान करते हैं। यह एक अतिरिक्त सुरक्षा विशेषता है जो व्यापार मालिकों को यह जानकर मन की शांति देती है कि वे अप्रत्याशित परिस्थितियों की परवाह किए बिना एक अवसर नहीं चूकेंगे। इस साधारण कॉल फ़ॉरवर्डिंग सुविधा की तरह, एक छोटे व्यवसाय फ़ोन सिस्टम में कई सेवाएँ हैं जो आपके व्यवसाय को बचा सकती हैं।

कॉल रिकॉर्डिंग वॉयस रिकॉर्ड रखने का एक शानदार तरीका है, बस वॉयस रिकॉर्डिंग के संबंध में अपने राज्य के कानूनों का पालन करना सुनिश्चित करें। यह ट्रैवल एजेंसियों और चिकित्सा कार्यालयों जैसे उद्योगों के काम आता है जब फोन पर सूचनाओं के आदान-प्रदान के संबंध में गलत संचार या कोई घटना होती है। यह कुछ उद्योगों के लिए अनुपालन मानकों को पूरा करने का एक तरीका है और उन व्यवसाय मालिकों के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण रहा है जो जवाबदेही और प्रशिक्षण उद्देश्यों के लिए रिकॉर्ड-कीपिंग पर भरोसा करते हैं।

आप एक स्वचालित परिचर और अनुकूलित कॉलर मेनू के साथ अपने ग्राहक के कॉलिंग अनुभव को आसानी से सुव्यवस्थित कर सकते हैं। ये दो विशेषताएं आपके कॉलर को प्रासंगिक जानकारी देने के लिए एक साथ काम करती हैं, जैसे कि आपके कार्यालय के समय में नए प्रचार या आगामी परिवर्तन, और उन्हें उन लोगों तक निर्देशित करें जिनके साथ उन्हें बात करने की आवश्यकता है। आपके कॉलर अपडेट की सराहना करेंगे और उनका सकारात्मक अनुभव उन्हें दूसरों को आपकी सेवा की सिफारिश करने के लिए प्रोत्साहित करेगा।

कुल मिलाकर, इसे सरल रखें। हो सकता है कि आपको एक प्रमुख प्रदाता द्वारा पेश की जाने वाली सभी घंटियों और सीटी की आवश्यकता न हो, इसलिए अपनी विशिष्ट व्यावसायिक संचार आवश्यकताओं को समझना सुनिश्चित करें। व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम की तलाश करें जो सिरदर्द को कम करें, न कि इसमें जोड़ें।

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